Hướng dẫn bảo vệ các tập tin tài liệu và PDF với mật khẩu Microsoft Office

0
71

Trong quá khứ, từ phiên bản Office 95 đến Office 2003 tính năng mã hóa của Office rất yếu và dễ dàng bị bẻ khóa bởi bên thứ 3. Nhưng kể từ Office 2007, Microsoft đã khắc phục được các vấn đề nghiêm trọng về bảo mật của tính năng bảo vệ và mã hóa bằng mật khẩu này nên đã chuyển sang sử dụng chuẩn bảo mật Advanced Encryption Standard với 128 bit key. Đây được xem là một chuẩn bảo mật khá an toàn, mạnh mẽ và được áp dụng trên nhiều phần mềm khác nhau.

Cho đến phiên bản Office 2016 Microsoft vẫn tiếp tục sử dụng chuẩn mã hóa Advanced Encryption Standard để người dùng có thể dễ dàng bảo vệ các tài liệu văn phòng của mình.

Bên cạnh khả năng bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu, Office 2016 còn cung cấp thêm tùy chọn thiếp lập mật khẩu để hạn chế chỉnh sửa ‘Restrict Editing’. Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thiết lập chế độ xem tài liệu nhưng nếu muốn chỉnh sửa, phải cần đến mật khẩu để mở khóa khả năng này.

Đặc biệt, tài liệu chỉ được mã hóa và bảo vệ một cách tốt nhất nếu bạn lưu ở dạng DOCX. Còn nếu lưu ở dạng DOC, tương đương với phiên bản Office 2003 hoặc cũ hơn, khả năng bảo vệ sẽ kém hơn và có thể bị bẻ khóa một cách rất dễ dàng.

Hướng dẫn bảo vệ các tập tin tài liệu và pdf với mật khẩu Microsoft office

Đầu tiên, bạn mở bất kỳ một ứng dụng nào như Word, Excel, PowerPoint hoặc Access. Sau đó mở tài liệu mà bạn cần tạo mật khẩu lên.

Tiếp tục tùy chọn File ở menu phía trên của giao diện ứng dụng và tìm đến tùy chọn Protect Document.

Kế đến bạn nhấn vào biểu tượng mũi trong Protect Document và chọn Encrypt with password.

Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện, bây giờ bạn có thể tiến hành điền mật khẩu mà bạn muốn thiết lập vào ô trống và nhấn phím enter để thực thi. Khi đó bạn sẽ được yêu cầu nhập 2 lần để xác lập lần nữa.

Một lưu ý nhỏ là trong mỗi ứng dụng Office khác nhau thì tùy chọn Protect sẽ có tên khác nhau, ví dụ là ‘Protect Document’ trong Microsoft Word, ‘Protect Workbook’ trong Microsoft Excel, ‘Protect Presentation’ trong Microsoft PowerPoint. Những với Microsoft Access bạn chỉ thấy có mỗi tùy chọn ‘Encrypt with Password‘.

Sau khi thiết lập xong mật khẩu bảo vệ cho tài liệu, mỗi khi mở, một hộp thoại nhỏ yêu cầu nhập mật khẩu sẽ xuất hiện. Nếu không có mật khẩu bạn sẽ không tài nào xem được nội dung của tài liệu.

Loại bỏ mật khẩu cho tài liệu

Trong trường hợp bạn muốn loại bỏ mật khẩu cho tài liệu, bạn truy cập vào File -> Protect Document -> Encrypt with password.

Khi đó hộp thoại nhập mật khẩu sẽ xuất hiện, bạn hãy bỏ trống ô nhập mật khẩu và nhấn OK để tiến hành loại bỏ mật khẩu cho tài liệu trên.

Hướng dẫn bảo vệ tài liệu PDF bằng mật khẩu trong Microsoft Office

Bạn có thể xuất định dạng tài liệu Office sang định dạng PDF rất dễ dàng và thiết lập mật khẩu cho tập tin này bằng cách làm như sau:

Mở tài liệu Office lên và truy cập vào File -> Export, sau đó nhấn vào tùy chọn Create PDF/XPS.

Hộp thoại lựa chọn vị trí lưu sẽ xuất hiện, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Options.

Cửa sổ Option hiện ra, bạn tìm kiếm và đánh dấu vào tùy chọn ‘Encrypt the document with a password‘, sau đó nhấn OK.

Sau đó là phần nhập mật khẩu để thiết lập.

Và sau khi mọi thứ đã hoàn tất, mỗi khi mở tài liệu PDF được bảo vệ, hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu sẽ xuất hiện.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho bạn khi thường xuyên lưu trữ các file trên USB hay OneDrive. Chúc các bạn thực hiện thành công.

Nguồn: Genk.vn

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.